Cómo ser productivo: mantenimiento del sistema

Nota editorialEste artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.


Esta serie sobre productividad está llegando a su fin. Pero antes de que termine, tengo solo un par de temas más por cubrir, y uno de ellos es la sumamente importante revisión semanal. He escrito extensamente sobre el valor de un sistema. Los sistemas son maravillosos y potentes, pero requieren de cierto mantenimiento para continuar funcionando sin problemas. La revisión semanal es uno de los medios principalmente a través del cual puedes mantener tu sistema. Hoy te contaré sobre mi revisión semanal y también te haré saber sobre algunas de las características únicas de mi sistema.

Una revisión semanal

Si la Cómo gestionar tareas para ser más productivo es táctica, la revisión semanal es más estratégica. El propósito de esta revisión es poner en marcha nuevos planes, reiniciar proyectos que se han estancado y corregir los planes que están a la deriva. Donde el coram deo diario toma solo un par de minutos, la revisión semanal requiere un poco más de tiempo; me he dado cuenta que necesito apartar alrededor de 30 minutos para ello. Lo programo cada viernes por la tarde para que cuando comience una nueva semana el domingo, la semana ya esté establecida y organizada. Esta revisión semanal es algo flexible y ocasionalmente agrego un paso o elimino otro. Pero en general se compone de estas acciones:

  • [Concentrarse] Orar
  • [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de correo electrónico a 0
  • [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de Evernote a 0
  • [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de OmniFocus a 0
  • [Aclarar] Ordenar: Escritorio
  • [Aclarar] Ordenar: Escritorio del computador
  • [Actualizar] Revisar: Calendario para los Próximos 30 Días
  • [Actualizar] Revisar: Pronóstico de OmniFocus para los próximos 7 días
  • [Actualizar] Revisar: Cuadernos de Evernote
  • [Actualizar] Revisar: Todos los proyectos
  • [Actualizar] Revisar: Misión y Principios
  • [Avanzar] Decidir: Plazos, responsabilidades de entrega y prioridades de la próxima semana

Te daré una breve descripción de lo que hago en cada paso. [Concentrarse] Orar. Hago una pausa para orar, pidiendo sabiduría para saber lo que debo hacer, y por la gracia para hacerlo bien.   [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de correo electrónico a 0. [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada de Evernote a 0. [Aclarar] Llevar: Bandeja de entrada OmniFocus a 0. Pongo en orden todas las 3 bandejas de entrada para asegurarme de que mi sistema esté limpio y funcionando sin problemas. Todos los correos electrónicos son contestados o archivados, toda la información en Evernote es colocada en su cuaderno adecuado, y todas mis tareas archivadas en sus proyectos apropiados. [Aclarar] Ordenar: Escritorio. Limpio mi espacio de trabajo físico, archivando cualquier documento, guardando cualquier libro, etc. Este paso en realidad se extiende un poco más allá de mi escritorio a cualquier otro lugar que el papel, libros u otras partes y piezas tienden a acumularse. No es una limpieza total de mi oficina, sino que se trata de agrupar cualquier cosa que pueda contener información que pueda necesitar a futuro. [Aclarar] Ordenar: Escritorio del computador Limpio cualquier archivo que haya terminado en el escritorio de mi computadora. Para cuando todos mis pasos [Aclarar] han sido completados, todo está donde debería estar según el principio de organización del cual hemos estado hablando a lo largo de la esta serie “Un lugar para todo y todo en su lugar. Lo que se parece va junto y junto todo lo que se parece”. Ahora que todo está aclarado, puedo ponerme al día: voy a revisar mis herramientas de organización y productividad para familiarizarme con todas aquellas cosas sobre las que podría tomar decisiones en miras a la próxima semana. [Actualizar] Revisar: Calendario para los próximos 30 días. Le echo un vistazo general a  mi calendario para ver si hay algún evento importante del que debería estar al tanto. Rara vez necesito tomar decisiones sobre cosas que están a más de 30 días en el futuro, ya que un mes es suficiente tiempo para mí en caso que  necesitase tomar alguna decisión . [Actualizar] Revisar: Cuadernos de Evernote. Hay ciertos cuadernos en Evernote que contienen información crucial y que deben revisarse periódicamente. Déjame darte un ejemplo. Si soy un administrador de cuentas, es posible que tenga un bloc de notas en Evernote que contenga información sobre cada uno de mis clientes. Al final de la semana, revisaría ese cuaderno y vería si hay notas que no se han actualizado en mucho tiempo (lo que indicaría que no he estado en contacto con ese cliente en mucho tiempo). Cuando veo ese tipo de información, puedo crear tareas para llamar a esos clientes o tomar otras acciones apropiadas. Para ser claros, no reviso todos mis cuadernos, solo los pocos que contienen información especialmente importante y que pudiese ameritar alguna acción. [Actualizar] Revisar: Todos los proyectos. Ahora es el momento de revisar cada uno de los proyectos en mi sistema de gestión de tareas. Una de las mejores características de OmniFocus es su funcionalidad de revisión automática que automáticamente me pide que revise cada uno de mis proyectos de forma regular. En este momento lo tengo configurado de forma que reviso cada uno de mis proyectos el viernes por la tarde. Dependiendo del software que utilice, es posible que deba realizar este paso manualmente. Implica poco más que un vistazo a cada proyecto para asegurar que tengo una siguiente acción asignada a cada uno, para asegurar que los elementos tengan fechas de entrega, para ver si no me he dado cuenta de algo o lo pasé por alto, o para ver si completé algo pero no lo marqué como listo. También veré si alguno de estos proyectos tiene una fecha límite pendiente. Si veo algo que necesita ser ajustado o priorizado, puedo establecer una fecha de entrega apropiada. No puedo enfatizar lo suficiente la importancia de este paso para el funcionamiento del sistema. [Actualizar] Revisar: Pronóstico OmniFocus para los próximos 7 días. Abro la perspectiva de pronóstico en OmniFocus y ejecutó los próximos 7 días, recordándome cualquier fecha límite pendiente. Al final de estos pasos [Actualizar] he reunido toda la información que necesito y sé en cuál de mis tareas podría tomar decisiones la próxima semana. Pero todavía tengo que decidir en qué realmente voy a tomar decisiones. Sin embargo, hay un paso que debo completar antes de eso. [Preparar] Revisar: misión y principios. Voy a Evernote donde guardo una nota que contiene mis declaraciones de misión para cada una de mis áreas de responsabilidad, y donde guardo una lista de principios de productividad que intento seguir. Leo mis declaraciones y principios de misión cada semana. Donde mis declaraciones de misión tienden a permanecer estáticas, a menudo me encuentro haciendo ajustes menores a mis principios (Véase más abajo para obtener más información sobre estos principios). Al final de [Preparar] he puesto todo en su lugar. He conseguido toda la información que necesito. He considerado mi misión y principios. Ahora, por fin, puedo avanzar. [Avanzar] Decidir: Plazos, responsabilidades de entrega y prioridades de la próxima semana. Al final de todo, decido en qué quiero enfocarme la próxima semana o semanas, y asigno fechas de entrega o difiero tareas según corresponda. Ejemplo: En mi revisión del proyecto del Servicio de la Tarde veo que estaré predicando la siguiente parte de mi serie el domingo siguiente por la noche. Por lo tanto, establezco la fecha de entrega de esa tarea para el viernes y la fecha de diferir para el martes. La próxima semana, el martes, cuando haga mi coram deo diario, lo veré como una opción para ese día y lo marcaré como una de las principales tareas de ese día. Y el viernes recibiré un recordatorio de que la tarea debe estar terminada antes de salir de la oficina ese día. Y esa es mi revisión semanal. Se tarda aproximadamente media hora como máximo, pero ofrece un restablecimiento muy importante a mi sistema de productividad.

Misión y principios

Mencioné en [Preparar] que cada semana reviso mi misión y principios. En un artículo anterior escribí acerca de las declaraciones de misión [parte 3], así que ahora permíteme contarte acerca de los principios. En Evernote guardo una lista de principios para vivir y una lista de No Hacer. La lista de principios son cosas que hago cuando estoy en mi mejor momento y descuido hacer cuando me desvío. Los escribo y los reviso cada semana para darme cuenta cuando me pongo perezoso y comienzo a desviarme de mi sistema. Esta es una lista flexible y a menudo agrego, elimino o modifico elementos de la misma. Te daré un vistazo a lo que está en mi lista en estos días.

Principios para vivir:

  • Dale prioridad a los devocionales personales
  • Comienza todos los días con un coram deo
  • Vive dentro de los sistemas
    • Recuerda: eres más feliz cuando vives dentro de sistemas
  • La energía es igual al tiempo como moneda de la productividad
  • Prepárate para la batalla constante entre la proactividad y la reactividad
    • Haz tu trabajo más importante primero
    • No hagas el trabajo de otras personas primero
  • Come bien
    • Desayunos más sustanciales: Proteínas y frutas por la mañana
    • Porciones más pequeñas en las comidas y refrigerios más grandes y saludables entre comidas
    • Bebe más agua; evita el café después de las 2 PM
  • Haz ejercicio 4-5 veces por semana
  • Programa reuniones por las tardes en lugar de las mañanas
  • Asegúrate de que el uso del correo electrónico y las redes sociales sea útil
    • Abre el correo electrónico y las redes sociales de vez en cuando y con propósito
    • Siempre busca que la bandeja de entrada en tu correo esté en cero: responde, archiva o elimina inmediatamente
    • Recuerda: la bandeja de entrada es para el correo no procesado, no para el correo que se ha abierto
  • Planifica y ejecuta una revisión semanal (viernes por la tarde)

La lista de No Hacer es precisamente eso: una lista de cosas que siempre estoy tentado a hacer que no quiero hacer.

La lista de No Hacer:

  • No envíes un correo electrónico temprano o tarde en el día. Envía un correo electrónico solo en momentos específicos y cierra el correo electrónico cuando no esté en uso.
  • No aceptes reuniones que no tengan agenda ni hora de finalización.
  • No tengas tu teléfono contigo en todo momento; guárdalo en ciertos momentos y / o en ciertos días.
  • No realices múltiples tareas durante las reuniones; cuando sea posible, controla o dirige las reuniones para asegurarte de que sean útiles.
  • No digas “sí” a todo cuando realmente deberías decir “no”.
  • No aceptes ser conferencista a menos que ofrezcas un valor único para el evento

Como puedes ver, las dos listas abordan tentaciones específicas que enfrentó que tienden a sacarme de la misión. Mirándolas ahora, parece claro que a menos que continuamente tome un momento para sentarme y reflexionar, siempre tenderé hacia el caos, la desorganización, la pereza y el miedo al hombre. Y eso es todo por hoy. Como siempre, avisame si tienes alguna pregunta y trataré de abordarlas, puedes poner tus comentarios en facebook en la página de Tim Challies en Español.

Tim Challies

Tim Challies es uno de los blogueros cristianos más leídos en los Estados Unidos y cuyo BLOG ( challies.com ) ha publicado contenido de sana doctrina por más de 7000 días consecutivos. Tim es esposo de Aileen, padre de dos niñas adolescentes y un hijo que espera en el cielo. Adora y sirve como pastor en la Iglesia Grace Fellowship en Toronto, Ontario, donde principalmente trabaja con mentoría y discipulado.

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