Nota editorial: Este artículo pertenece a la serie Cómo ser productivo de Tim Challies, escrita originalmente en inglés y traducida para Soldados de Jesucristo.
Hoy continúo esta serie sobre el cristiano y la productividad. He dicho que la productividad es la administración efectiva de tus dones, talentos, tiempo, energía y entusiasmo para el bien de los demás y la gloria de Dios, y hasta este punto he sugerido muchas formas diferentes de hacerlo (Puedes ver un resumen de la serie al final de este artículo). Nuestro tema para este artículo es cómo domar a la bestia del correo electrónico. Creo que todos tenemos una relación de amor y odio con el correo electrónico. Por un lado, el correo electrónico aporta muchas cosas buenas: entrega noticias emocionantes, aliento de los amigos y pequeñas notas divertidas de los miembros de la familia. También tiene un inmenso valor práctico: confirma que la compra de boletos se ha realizado o que el libro que deseamos está a la venta. Pero, por supuesto, también tiene un lado oscuro: el interminable correo basura, las discusiones por correo electrónico que se prolongan demasiado, los boletines de noticias en los que no nos hemos inscrito, las cartas en cadena que prometen mala suerte si no lo reenviamos a veinte personas más. El correo electrónico se ha convertido en un desastre funcional y disfuncional. Lo necesitamos, y sin embargo lo odiamos.
Haciendo mal uso del correo electrónico
Para entender mejor por qué tantos de nosotros hacemos un mal uso del correo electrónico, hagamos una comparación con un objeto del mundo real: su buzón de correo. Imagina si trataras tu buzón físico real como tratas a tu correo electrónico. Así es como sería: Caminas afuera para revisar tu buzón y buscas dentro de tu buzón. Seguro que tienes correo nuevo. Sacas una de las cartas, la abres y empiezas a leerla. A mitad de camino, te das cuenta de que no es tan interesante, la regresas al sobre y la vuelves a colocar en el buzón. «Me ocuparé de esto más tarde». Abres la siguiente carta y encuentras que es un poco más interesante, pero haces lo mismo: la vuelves a colocar en el sobre y la regresas al buzón. El resto del correo que sacas y ni siquiera te molestas en leerlo, vuelve directamente al buzón. Y por supuesto, tu buzón pronto se llena de una combinación de cientos de cartas sin abrir y sin leer, además de cientos de cartas abiertas y leídas completamente o parcialmente. Pero se pone peor. No sólo usas tu buzón para recibir y retener cartas, sino también para llevar un registro de tus asuntos de calendario. Buscas en lo profundo y sacas un montón de papeles con fechas y eventos importantes escritos en ellos, incluyendo algunos que han ido y venido sin que te des cuenta o lo recuerdes. Además, usas tu buzón como una lista de tareas, por lo que tienes todo tipo de notas adhesivas con tus tareas pendientes regadas por todas partes. Pero aún no hemos terminado. Aunque cada vez que abres tu buzón te sientes culpable y un poco mal, todavía te encuentras revisando tu correo constantemente. Cincuenta o sesenta veces al día dejas de hacer lo que sea que estés haciendo, te aventuras a bajar por el acceso a la casa y metes la mano dentro para ver si hay algo nuevo. Es absurdo, ¿verdad? Tu vida sería un caos total. Y sin embargo, así es exactamente como la mayoría de las personas manejan su correo electrónico. Es un caos sin reglas ni procedimientos para controlarlo. ¿Qué es lo que necesitas? Necesitas un sistema.
Doma tu correo electrónico
Una vez más tenemos que considerar nuestro principio fundamental de organización: un hogar para todo, y cada cosa en su lugar. A un nivel general, ahora sabemos que los eventos, reuniones y citas pertenecen a nuestro calendario; las tareas y proyectos pertenecen a nuestro programa de gestión de tareas; y la información pertenece en nuestra herramienta de gestión de información. Eso deja al correo electrónico como el lugar para la comunicación, la comunicación y nada más. El correo electrónico es una pésima herramienta de gestión de tareas y una herramienta de programación lamentablemente deficiente. Sólo es tolerable si hacemos que haga lo que hace aceptablemente bien: la comunicación. También podemos usar ese principio de organización a un nivel más detallado. Aquí nos dice que nuestro buzón de correo electrónico es el lugar para el correo electrónico que no se ha procesado y para nada más. La bandeja de entrada no es el lugar adecuado para el correo electrónico almacenado o para el correo electrónico que está esperando nuestra respuesta. Así que construyamos un sistema sencillo que te permita domar tu bandeja de entrada. Tu sistema de correo electrónico puede ser tan sencillo o tan complejo como quieras, pero el método más sencillo de todos implica solo tres lugares:Un lugar para recibir nuevos correos electrónicos, un lugar para guardar los correos electrónicos que responderás más tarde, y un lugar para guardar los correos electrónicos que necesitas archivar. Realmente puede ser así de sencillo. El buzón de entrada es el lugar para recibir el correo electrónico. No importa qué programa de correo electrónico uses, tu bandeja de entrada estará incorporada y probablemente ya esté llena de correos electrónicos. También necesitas un lugar donde guardar temporalmente el correo electrónico mientras espera tu respuesta, así que ve adelante y crea una carpeta o etiqueta titulada “Responder”. Luego necesitas un espacio para mantener el correo electrónico que vas a guardar para propósitos de archivo. La mayoría de los programas de correo electrónico ya tienen esta funcionalidad. Si tu programa no la tiene, crea una carpeta o etiqueta titulada “Archivar”. Con nuestras carpetas en su lugar, ahora armemos un flujo de trabajo.
Flujo de trabajo del correo electrónico
Abre tu bandeja de entrada y comienza con el primer correo electrónico. Ábrelo y decide, de manera inmediata lo que harás con él. Tienes algunas opciones:
- Si es basura o algo que es irrelevante para ti, elimínalo.
- Archívalo. Si es algo que puedes necesitar en el futuro, pero que no requiere ninguna acción de tu parte, archívalo.
- Si puedes responder en no más de diez o quince segundos y con poco esfuerzo mental, hazlo de inmediato.
- Muévelo a tu carpeta de respuestas. Si no puedes responder en unos pocos segundos o si requiere algún pensamiento más elaborado, muévelo a tu carpeta de respuestas.
Ahora pasa al siguiente correo electrónico en tu bandeja de entrada, luego al siguiente, y así sucesivamente. No te saltes los correos electrónicos y no te permitas no hacer nada con tus correos. Cuando hayas terminado, deberías tener cero correos electrónicos en tu bandeja de entrada. Cuando todos tus correos electrónicos sean procesados y tu bandeja de entrada esté vacía, tienes dos opciones: Cerrar tu correo electrónico y pasar a otra cosa, o ir a tu carpeta de respuesta y comenzar a responder a los correos electrónicos. En general, y si tu trabajo lo permite, es mejor revisar el correo electrónico de vez en cuando en lugar de hacerlo constantemente. Siempre que lo revises, procesa todo lo que hay en tu bandeja de entrada hasta que la bandeja esté vacía. Permítanme dar algunos consejos sobre cómo trabajar con el correo electrónico y otras herramientas.
- Cuando un correo electrónico requiere acciones complicadas antes de que puedas responderlo, es posible que desees archivar el correo electrónico y añadir una función a tu programa de gestión de tareas. Una vez que hayas realizado la tarea o el proyecto a través de tu programa de gestión de tareas, puedes encontrar ese correo electrónico de nuevo y responderlo.
- Cuando un correo electrónico contiene información particularmente importante, considera la posibilidad de añadirlo a tu herramienta de gestión de la información. Si utilizas Evernote, te han asignado una dirección de correo electrónico; puedes reenviar el correo electrónico a esta dirección y aparecerá en tu bandeja de entrada de Evernote. Hazlo con cualquier información que te gustaría poder buscar en Evernote.
- Cuando un correo electrónico contiene un evento, una reunión o una cita, añádelo inmediatamente a tu calendario y luego archiva o elimina el correo electrónico.
Este método se basa en el uso de la función de búsqueda de tu programa de correo electrónico para encontrar correos electrónicos archivados, por lo que cuanto más potente sea la búsqueda, más éxito tendrás. Por esa razón, normalmente recomiendo GMail como un programa de correo electrónico superior. Esto fue un breve resumen de cómo domar a la bestia del correo electrónico. La próxima vez, creo que vamos a tratar el importante tema de la revisión semanal.
